Algemene Jaarvergadering – Waarom Jy Dit Moet Bywoon
READ THIS ARTICLE IN ENGLISH
Geskryf deur Willem Louw, bestuurder by Mamre Property Management (willem@mamre.co.za)
Die belangrikste dokument waarvan enige eienaar in ’n deeltitelskema kennis moet neem is die deeltitelwet (2011) wat in 2016 gepromulgeer is, en die regulasies wat die wet aanvul. Hierdie dokumente is vrylik op die internet beskikbaar: Sectional Titles Schemes Management Act, 2011 (Act No 8 of 2011) and Management of Sectional Titles Schemes Management Regulations (wet en regulasies).
Laat ek op hierdie stadium ’n stelling maak: Dit is onrusbarend hoe min eienaars in deeltitelskemas (en dit sluit trustees in) bewus is van die bepalings van hierdie wet en regulasies. Dit is die suurstof en tien gebooie van die skema.
Die regspersoon benodig organe en agente om namens hom op te tree.
’n Regspersoon het twee belangrike besluitnemingsorgane, te wete die Trustees en die Algemene Vergadering. Die Algemene Vergadering bestaan uit al die eienaars van eenhede binne die deeltitelskema.
Al die vergaderings van eienaars word Algemene Vergaderings genoem. Die Algemene Vergadering is uiters belangrik aangesien dit belangrike aangeleenthede buite die jurisdiksie van die Trustees behandel. Dit het ook die mag om beperkings op te lê en aan die Trustees opdragte te gee ingevolge artikel 39 (1) van die wet. Die regulasies van 2016 bevat bepalings rakende eienaarsvergaderings. Trustees en eienaars moet hulle vergewis van al die vereistes en voorskrifte van die regulasies. Die grootste aantal hofsake ensovoorts ten opsigte van regspersone het ontstaan by jaarvergaderings waarin fouteer is.
Eienaars van deeltiteleiendomme beskou die Algemene Jaarvergadering as ‘n formaliteit of selfs ‘n ongerief, maar die bywoning van hierdie vergaderings is ‘n belangrike deel van die eienaarskap van deeltitels en moet as sodanig beskou word. En terloops: Is ons eiendom nie ons grootste enkele finansiële bate nie?
‘n Algemene Jaarvergadering gee alle eienaars en Trustees die geleentheid om belangrike kwessies rakende die werking en effektiewe bestuur van ‘n deeltitelskema te bespreek.
Die eienaars van ‘n Deeltitelskema moet een keer per jaar bymekaar kom op die Algemene Jaarvergadering, wat binne vier maande na die einde van elke finansiële jaar gehou moet word. Die finansiële jaar van die regspersoon loop vanaf die eerste dag van Maart in elke jaar tot die laaste dag van Februarie in die daaropvolgende jaar, tensy anders besluit op ‘n AJV of deur die Trustees. In die praktyk word die AJV gereeld na hierdie periode gehou, hoofsaaklik as gevolg van die vertragings met die verkryging van geouditeerde finansiële state wat met kennisgewing van die vergadering gestuur moet word.
Kennisgewingsvereistes:
Die onderwerpe wat gewoonlik tydens hierdie vergaderings bespreek word is:
- Finansies: Die Trustees sal die oudit van die finansies van die skema uiteensit.
- Jaarverslag: Die Trustees sal verslag lewer oor die werk wat gedurende die finansiële jaar gedoen is.
- Versekering: Die versekeringskedules en jaarlikse begrotings word bespreek.
- Ouditeur: ‘n Ouditeur of rekenpligtige beampte sal tydens die vergadering aangestel word.
- Trustees: Die Trustees word vir die volgende jaar aangewys deur nominasies en stemme, en hul pligte en bevoegdhede kan gespesifiseer word.
- Ander items: Aangeleenthede wat voortspruit uit die vorige AJV word bespreek, asook alle nuwe aangeleenthede wat eienaars na die tafel wil bring.
Wetlike vereistes van ‘n Algemene Jaarvergadering:
‘n AJV is ‘n vereiste as deel van die goeie bestuur van ‘n deeltitelskema, en daar is ‘n aantal wetlike vereistes wat hiermee verband hou:
- ‘n AJV moet minstens een keer per jaar gehou word, binne vier maande na die einde van die finansiële jaar.
- ‘n Gepaste tyd, datum en plek moet bepaal en met redelike kennisgewing aan alle eienaars, Trustees en bestuursagente gekommunikeer word. Huurders is welkom om dit ook by te woon, maar hulle mag nie stem oor sake wat tydens die vergadering geopper is nie.
- ‘n Bywoningsregister moet gehou word.
- ‘n Kworum (‘n persentasie eienaars gebaseer op die oppervlak en aantal deeltiteleenhede) moet teenwoordig wees om te kan voortgaan dat die vergadering en enige besluite bindend is.
- As daar nie voldoende aanwesiges is nie (kworum), moet die vergadering verdaag word tot dieselfde tyd en plek die volgende week.
- ‘n Eienaar wat nie die Algemene Jaarvergadering kan bywoon nie, kan ‘n volmagvorm (proxy) onderteken wat aan ‘n ander eienaar die reg gee om namens hom of haar op die vergadering te stem. Neem egter kennis dat geen eienaar meer as twee volmagte van ander eienaars binne die skema mag gebruik nie.
Die bywoning van Jaarvergaderings is van kardinale belang om die vergadering te laat plaasvind. Eienaars moet ook bewus wees van belangrike bedryfs- en bestuursaangeleenthede en dat die besluite wat tydens die vergadering geneem word, bindend is.
Die een aspek wat in geen wet of regulasie gevind word nie:
Die Algemene Vergadering gee jou en elke ander eienaar die geleentheid om mekaar te ontmoet en sosiaal te verkeer. Dit is egter nie die geleentheid om ‘n byltjie met jou buurman te slyp nie.
Ek wil afsluit met die volgende…
DIE TIEN GEBOOIE VAN DEELTITELLEWE:
- Behandel jou buurman soos jy jouself sal behandel.
- Jy moet geduld en verdraagsaamheid met hom aan die dag lê.
- En met sy troeteldiere.
- En met sy kinders.
- En met sy besoekers.
- En met sy voertuie.
- Verstaan dat die Trustees ‘n ondankbare werk het.
- Verstaan dat sekuriteitstelsels baie broos is en ‘n groot oorsaak van frustrasie is.
- Heffings moet gereeld betaal moet word en weet dat niemand daaruit ryk word nie, en alles, insluitend die dienste wat nodig is vir die kompleks, kos geld.
- Kortom, jy moet deel wees van die oplossing en nie van die probleem nie.
